مراحل منبع‌یابی کالا در کشور مبدأ برای واردات معمولاً به‌صورت یک فرآیند چندمرحله‌ای انجام می‌شود تا ریسک خرید کاهش پیدا کند و تأمین‌کننده قابل اعتماد پیدا شود.

1. تعیین مشخصات دقیق کالا

ابتدا باید مشخصات کامل کالا مشخص شود:

• نوع کالا و کاربرد آن
• استانداردها و کیفیت موردنیاز
• مشخصات فنی، مدل، سایز، جنس
• مقدار موردنیاز (MOQ)
• استانداردها و مجوزهای لازم برای ورود به کشور

2. تحقیق بازار و شناسایی کشورهای مناسب

بررسی اینکه کدام کشورها تولیدکننده یا صادرکننده مناسب آن کالا هستند. معیارها:

• قیمت رقابتی
• کیفیت تولید
• هزینه حمل
• محدودیت‌های وارداتی یا تعرفه‌ها

3. جستجوی تأمین‌کنندگان (Supplier Sourcing)

روش‌های رایج پیدا کردن تأمین‌کننده:

• سایت‌های B2B مثل Alibaba، Global Sources، Made-in-China
• نمایشگاه‌های بین‌المللی
• اتاق‌های بازرگانی
• شرکت‌های سورسینگ
• معرفی توسط تجار دیگر

4. بررسی اعتبار تأمین‌کننده (Supplier Verification)

قبل از مذاکره جدی باید اعتبار تأمین‌کننده بررسی شود:

• سابقه شرکت
• گواهی‌ها (ISO، CE و …)
• مجوز صادرات
• بررسی آدرس و کارخانه
• نظرات مشتریان قبلی

5. دریافت استعلام قیمت (RFQ)

از چند تأمین‌کننده درخواست قیمت می‌شود و اطلاعات زیر دریافت می‌شود:

• قیمت واحد (FOB / EXW / CIF)
• حداقل مقدار سفارش (MOQ)
• زمان تولید
• شرایط پرداخت
• بسته‌بندی

6. مذاکره تجاری

مذاکره روی موارد زیر:

• قیمت نهایی
• شرایط پرداخت (TT، LC و …)
• زمان تحویل
• خدمات پس از فروش
• ضمانت کیفیت

7. دریافت نمونه کالا (Sample)

قبل از سفارش عمده معمولاً نمونه گرفته می‌شود برای:

• بررسی کیفیت
• تست فنی
• تأیید نهایی محصول

8. بازرسی و کنترل کیفیت

در صورت سفارش عمده:

• بازرسی قبل از تولید (Pre-production)
• بازرسی حین تولید
• بازرسی قبل از حمل (Pre-shipment Inspection)

9. عقد قرارداد یا پروفرما اینویس

پس از توافق:

• دریافت Proforma Invoice
• مشخص شدن شرایط حمل و پرداخت
• ثبت سفارش در سیستم واردات کشور

10. برنامه‌ریزی حمل و لجستیک

انتخاب روش حمل:

• دریایی
• هوایی
• زمینی

و هماهنگی با فورواردر یا شرکت حمل‌ونقل بین‌المللی.